Connue également sous le nom de « La règle des 80/20 », la loi de Pareto permet d’identifier les tâches à  prioriser. Le temps étant optimisé, nous cessons de le gaspiller, nous effectuons des tâches qui ont un vrai impact pour l’atteinte de nos objectifs.

« Time is money »

Benjamin Franklin

Certes mais surtout, le temps est précieux ; c’est une denrée rare qui se tarit ! Nous sommes incapables de rajouter des secondes aux minutes, des minutes aux heures, des heures aux jours… Prenons soin de notre temps et dépensons-le utilement.

Avec cette Loi du temps, focalisons-nous sur l’essentiel et non sur l’accessoire !

Un peu d’histoire : la naissance de la loi de Pareto et la gestion du temps et des priorités

La naissance de la loi de Pareto

Vilfredo PARETO, Économiste (1848/1923) qui étudia à la fin du XIXe siècle la répartition des richesses et constata qu’en Italie, 20 % de la population détenaient 80 % des richesses !

D’où le fondement de cette loi : « 20% de nos efforts rapportent 80% de nos résultats » / « 20% des causes produisent 80% des conséquences »

La naissance de la méthode ABC

En 1954, Joseph JURAN, ingénieur et fondateur de la démarche qualité dans les entreprises, remarqua que cette loi de Pareto ; la Loi des 20/80, facilitait la séparation entre le fort impact et le reste.

Joseph JURAN créa la méthode ABC qui repose sur la loi de Pareto. Il indiqua que 20 % des efforts sont à l’origine de 80 % des résultats et appliqua cette logique à l’écosystème de l’entrepôt. Elle est fréquemment utilisée dans le domaine de l’analyse des stocks : 20 % des articles représentent 80 % des mouvements de marchandises, alors que les 80 % restants génèrent 20 % de mouvements.

Il instaura alors la « Méthode ABC » :

  • « Classe A » : les produits de cette classe représentent généralement 80 % de la valeur totale de stock et 20 % du nombre total d’articles. C’est sur ce point que la méthode de classification ABC est l’héritière du principe de Pareto
  • « Classe B » : les articles représentent généralement 15 % de la valeur totale de stock et 30 % du nombre total d’articles
  • « Classe C » : les articles représentent généralement 5 % de la valeur totale de stock et 50 % du nombre total d’articles

La naissance du diagramme de Pareto

Pour pouvoir appliquer cette loi de manière optimale, Joseph JURAN a inventé le Diagramme de Pareto qui permet de représenter graphiquement les différents causes et effets. Nous y voyons clairement et visuellement les problèmes essentiels, et les actions prioritaires à mener pour les résoudre.

Nous cessons d’investir du temps sur l’accessoire qui potentiellement coûte cher en termes de temps, d’énergie et d’argent, et qui rapporte peu de bénéfices ; nous nous focalisons sur l’essentiel qui sont les points clés, ce sont eux qui sont des leviers et ce sont eux qui feront la différence !

Comment construire un diagramme de Pareto ?

Mieux que de longs discours, je vous recommande ce tutoriel de Christian Hohmann qui vous montre « comment construire simplement et rapidement un diagramme de Pareto, pas-à-pas avec uniquement un calculette 4 opérations, une feuille de papier et des feutres ».

Comment gérer son temps avec la Loi de Pareto ?

D’abord ce serait de prendre conscience que la majorité de nos actions contribuent de manière minime à ce que nous souhaitons obtenir ! Certes, c’est une prise de conscience désagréable mais utile car ce sera le moment de décider :  rester dans cette dynamique ou se prendre en main et changer sa façon de procéder !?

20% de nos actions doivent générer 80% du résultat

Vilfredo PARETO

Le temps, notre temps, notre petite pépite si précieuse, comment l’utiliser à bon escient ?

Je vous propose de gagner en flexibilité sur cette répartition des 20/80 : ce pourrait être 30/70, 15/85… et de bien garder en tête l’idée maîtresse : certaines actions, certains efforts contribuent plus que d’autres à l’atteinte de nos objectifs ; l’enjeu est de les identifier puis de se mettre en œuvre pour les réaliser avec une bonne organisation !

A priori, nous n’avons qu’une vie alors autant évitez de passer à côté en utilisant beaucoup de temps et d’énergie pour des actions à faible valeur ajoutée ! Identifions les leviers, focalisons-nous dessus et gagnons du temps pour notre vie privée, notre famille, nos amis, nos hobbies ; augmentons notre qualité de vie ; évitons le stress inutile.

Notre défi pour optimiser notre temps

Ce défi est d’identifier les actions qui contribuent (plus que les autres à la réussite) de nos objectifs :

  • Quelles sont les tâches sur lesquelles me concentrer pour atteindre un maximum de résultats ?

Se poser aussi peut-être la question :

  • Quelles sont les tâches effectuées qui me prennent du temps pour peu de résultats ?

Peut-être terminez-vous votre journée en vous disant : « Je n’ai pas fini ma journée… » « J’ai travaillé toute la journée et j’ai l’impression de ne pas avancer ! » « Je ne m’en sors pas ! » « Je n’ai pas arrêté et pourtant, je n’avance pas ! », « J’ai commencé plein de choses mais je n’ai rien fini »…

Je vous propose de réfléchir tout de suite à votre journée d’hier  :

  • Quelles sont les tâches que vous avez effectuées ?
  • Combien de temps chacune d’entre elles vous ont prises ?
  • Pour quel(s) résultat(s) ?
  • Est-ce que les actions que vous avez menées contribuent réellement à l’atteinte de votre objectif ?
  • Avez-vous investi du temps sur des tâches essentielles ou des tâches accessoires ?
  • Qu’est-ce que vous auriez pu éviter de faire ?
  • Qu’est-ce que vous identifiez pour améliorer votre gestion du temps ?

Peut-être êtes-vous trop perfectionniste, peut-être passez-vous trop de temps à la rédaction d’un mail, d’une proposition, d’un document et beaucoup trop de temps à le contrôler, à le relire, à le vérifier à nouveau, à modifier des petites choses (qui finalement ne changent pas grand-chose à part vous rassurer peut-être) et peut-être jetez-vous à nouveau un dernier coup d’œil avant l’envoi et crac, à nouveau une dépense à nouveau de temps… Si je rapproche ce genre de comportements au DISC, ce serait très probablement des personnes à haut niveau en BLEU et VERT…

  • Était-ce utile de passer autant de temps ?
  • Avez-vous effectué des modifications essentielles et extrêmement importantes ?
  • Étiez-vous dans les 20/80 ? Probablement que non ! …

Ou peut-être avez-vous eu un prospect avec une demande particulière qui va nécessiter d’effectuer des recherches ; vous les commencez dès maintenant alors même que le contrat n’est pas signé !… À quoi cela vous sert-il ? À vous rassurer, à vous faire plaisir car vous êtes enthousiaste ou tout simplement à rien ! Vous avez travaillé en mode « automatique », sans réfléchir un tant soit peu. Vous aurez peut-être le contrat mais peut-être pas !

  • En termes de gestion du temps et des priorités, quelle date vous vous mettriez ?
  • Est-ce qu’en travaillant tout de suite dessus cela changera la donne ?
  • Était-ce utile de passer du temps sur ce potentiel dossier ?
  • Étiez-vous dans les 20/80 ? Probablement que non ! …

Mes préconisations

Que pensez-vous de vous organiser différemment, de faire une To Do List « efficace » et non une liste, qui n’en finit plus, sur laquelle vous rajoutez des choses et des choses tout au long de la journée (j’appelle cela un « pense-bête ») ?!

  • Clarifier votre objectif SMART
  • Identifier les actions-phares pour y parvenir
  • Organisez votre agenda en y planifiant ces tâches avec une durée définie (Et oui, plus on a de temps, plus on en prend ; on tombe dans le loi de Parkinson…)
  • Focalisez-vous sur votre tâche, idéalement sans être interrompu (a minima, fermez votre Outlook et coupez vos notifications sur votre téléphone)
  • Puis récompensez-vous en faisant une tâche qui vous plaît, allez voir des collègues quelques minutes ou buvez un café et hop, vous vous remettez au travail avec la 2ème tâche prévue dans votre To Do List après avoir vérifié vos mails 😉

Mes recommandations

  • Mettez dans votre agenda des rendez-vous avec vous-même pour effectuer vos tâches et  également du temps de prise de recul, de réflexion. Si vous êtes dirigeant, manager et que vous ne planifiez ce temps, vous êtes dans un bateau qui va au gré du vent et vous êtes dans une spirale infernale. Ce temps avec vous-même est primordial ! Si vous rencontrez des difficultés, faites- vous challenger par un coach dont c’est le métier. Je vous rappelle qu’un coach est un accélérateur, un levier et que sa posture n’est pas de vous conseiller ou de vous juger, le coach est à vos côtés pour vous faire gagner (du temps, de l’argent…), pour vous aider à prendre du recul et à prendre vos propres décisions qui seront challengées (prise de risque calculée).
  • Faites un To Do List « réaliste » et en fin de journée pour le lendemain (et non le matin même) ! L’idée est de savoir à l’avance comment sa journée est organisée et par quoi elle commence 
  • Ah, vous avez des imprévus, mais les imprévus sont prévisibles car ils font partie de notre vie ! Il faut donc les prévoir aussi dans nos agendas avec des « zones tampons » (En gestion du temps et des priorités, on dit que 25% de notre temps par jour doit être réservé aux imprévus). Donc, un agenda sans zone tampon = stress !

En résumé

  • Fixez-vous des objectifs SMART
  • Prenez toujours un temps pour identifier sur les tâches essentielles à mener avec une vision pragmatique : Qu’est-ce qui est important ? Qu’est-ce qui est accessoire ?
  • Planifiez-les dans votre agenda (comme un rendez-vous client)
  • Faîtes votre To Do List en fin de journée la veille et notez le temps nécessaire pour chacune des tâches
  • Barrez la tâche, une fois effectuée
  • Faîtes un break puis hop là, poursuivez avec la tâche suivante

En faisant cela, vous utilisez la loi de Pareto car 20% de ce que vous aurez effectué aura un impact !

Bravo à vous et félicitez-vous, la récompense fait partie de ces petits Tips qui boostent notre motivation et l’entretiennent. Soyez votre meilleur ami !

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